Запас эффективности вашей
Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.
Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.
А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.
Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).
Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение
Перейти к оглавлению
Преимущества ежедневного плана для компании
- Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
- Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
- Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
- Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.
Перейти к оглавлению
Преимущества ежедневного плана для сотрудника
- Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.
- Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
- Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).
Перейти к оглавлению
Повестка дня
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
- Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.
Перейти к оглавлению
Джедайские техники: помощь в правильном составлении плана на день
Если вы чувствуете, что ничего не успеваете, в конце вечера как выжатый лимон и каждый день у вас завал как в рабочем плане, так и в личном — значит что-то точно идет не так. Ваш день не будет идеальным без времени на себя и отдыха, без чувства удовлетворенности перед сном.
Как закрыть эту проблему? Существует множество методов, один из них использование “джедайских техник”. И это не о битве на светолучах с беспорядком, а реальные рабочие приемы из одноименной книги. До знакомства с этим способом, я не задумывалась как часто мы употребляем выражение “не хватает времени”. Сейчас поняла, что нам не хватает не времени, а ума. Если мы научимся ставить себе понятные и осуществимые цели, разве будет с этим сталкиваться?
Основная мысль такая:
- Мы берем задачи, которые «как бы горят», но по факту ничего не случится, если мы отложим их на потом или вообще не выполним
- Выполняем мелочь и рутину, а на важное не хватает энергии. Возможно стоит начать делегировать?
- Не выделяем хотя бы 1 час с утра на важную, фокусную задачу. Подчеркиваю: С УТРА, до всех дел, в первую очередь. Иначе рутина снова сдвигает её и задача так и будет стоять у вас в листе ожиданий.
- Обязательно выделяйте время, когда вас никто не должен беспокоить и наоборот, когда можно быть доступным для всех.
Личная эффективность руководителя
Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.
И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.
Перейти к оглавлению
Технология реализации и внедрения ежедневных планов
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.
Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:
- Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
- Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
- Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.
Перейти к оглавлению
Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии
Перейти к оглавлению
Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
- Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
- Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.
- Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.
- Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет
Перейти к оглавлению
Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:
1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.
2) Отправьте запрос на получение примера «таблицы приоритетов» через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):
vkontakte: https://vk.com/eugene.sevastyanov
facebook: https://www.facebook.com/eugene.sevastyanov
Требования к формату занесению задач в план
- Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
- Планируемые в рамках проектов;
- Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
- Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
- Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
- Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
- Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
- Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
- Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
Перейти к оглавлению
Ежедневный план работ
- План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
- План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
- Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
- для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
- для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
Перейти к оглавлению
Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.
В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности
Перейти к оглавлению
Календарно-тематическое планирование на день
Елена Андреева
Календарно-тематическое планирование на день
День
недели,
тема недели
НОД
Образовательная деятельность в режимных моментах Создание развивающей среды для самостоятельной деятельности детей
Взаимодействие с родителями
18 ноября – пятница.
Тема недели: «Игрушки»
.
УТРО:
Беседа с детьми об игрушках. Формировать культуру речи. И культуру общения с взрослыми и сверстниками. Развивать мышление и память. Рассматривание иллюстраций в детских книгах. Совершенствовать знания о героях рассказов из книг. Развивать память и речь.
Трудовые поручения. Посадка лука на зелень. Развивать трудолюбие и желание укрепить своё здоровье.
Дидактическая игра: «Форма, цвет, размер»
. Совершенствовать знания о сенсорных эталонах.
Индивидуальная работа по художественно-эстетическому развитию. С Машей С., Лизой Т. — упражнять в равномерном закрашивании контурных изображений игрушек. Развивать ориентировку на листе бумаги и творческие способности.
ПРОГУЛКА 1:
Наблюдение за заморозками. Выявить изменения, произошедшие с приходом поздней осени. Развивать наблюдательность. Активизировать внимание детей на объектах неживой природы.
Индивидуальная работа по развитию равновесия и пространственной ориентировки: «прыжки на одной ноге»
. С Гошей, Сашей К. – развивать равновесие.
Труд: очистить лавочки и столики от инея. Приобщать детей к выполнению трудовых поручений.
Сюжетно-ролевая игра: «Семья»
. Совершенствовать коммуникативные навыки. Играть дружно, договариваться о разделении ролей. Учить использовать игрушки-заменители в своей игре.
Подвижные игры: «Два Мороза»
,
«Найди пару»
. Активизировать двигательную активность детей. Развивать слуховое восприятие. Учить действовать по сигналу и выполнять движения в соответствии с текстом.
ВЕЧЕР:
Восприятие художественной литературы: В. Бианки «Сова»
. Совершенствовать слуховое восприятие. Воспитывать любовь и бережное отношение к природе и её обитателям через произведения русских писателей.Итоговое мероприятие:
«Матрёшка»
. Совершенствовать умение штриховать в нужном направлении в замкнутом пространстве, следуя инструкции.
ПРОГУЛКА 2:
Наблюдение за почвой. Формировать представления о почве и её состоянии в холодное время года. Совершенствовать познавательные способности детей.
Индивидуальная работа по развитию равновесия и пространственной ориентировки: «измерение расстояния шагами»
. С Софией С., Ромой К.
Труд: собрать маленькие веточки на участке. Активизировать детей к выполнению трудовых поручений. Развивать эстетический вкус. Сделаем участок чистым.
Игры с выносным материалом по желанию детей.Подвижные игры: «Пустое место»
,
«Мышеловка»
. Повысить двигательную активность, развивать выдержку и ориентировку в пространстве.
Игрушки в группе, принесённые детьми игрушки из дома, детские книги с иллюстрациями, листы А4 с контурным изображением игрушек, цв. карандаши, ящик с землёй, репчатый лук, лейка с водой.
Ведёрки, куклы, сумочки, машины, совки, ленты красного и синего цветов.
Сборник рассказов В. Бианки, контурное изображение матрёшек на каждого ребёнка, простые карандаши.
Машины, куклы, ведёрки, кегли, обручи. Совместно с детьми составить рассказ о любимой игрушке, в которую дома играют дети.
День
недели,
тема недели
НОД
Образовательная деятельность в режимных моментах Создание развивающей среды для самостоятельной деятельности детей
Взаимодействие с родителями
25 ноября – пятница.
Тема недели: «Федорина неделя»
(посуда)
.
УТРО:
Беседа с детьми по их интересам. Формировать культуру речи. И культуру общения со взрослыми и сверстниками. Развивать коммуникативность. Рассматривание иллюстраций с изображением посуды. Совершенствовать знания о посуде, её внешнем виде, из каких материалов она может быть сделана. Развивать мышление и речь.
Трудовые поручения. Полив растений в поддон. Воспитывать бережное отношение к комнатным растениям. Учить ухаживать за ними.
Развивающая игра: «Геометрические фигуры»
. Развивать сенсорные эталоны. Закрепит название геометрических фигур.
Индивидуальная работа по художественно-эстетическому развитию. С Гошей А., Лизой Т. — упражнять в равномерном закрашивании изображений посуды цветными карандашами. Развивать ориентировку на листе бумаги и творческие способности.
ПРОГУЛКА 1:
Наблюдение за льдом на лужах. Выявить изменения в природе с наступлением заморозков. Развивать наблюдательность. Активизировать внимание детей на объектах неживой природы.
Индивидуальная работа по развитию равновесия и пространственной ориентировки: «ходьба с препятствиями»
. С Алёшей Ф., Арсением Р.
Труд: убрать сухие веточки на участке. Приобщать детей к выполнению трудовых поручений. Развивать эстетические качества. Содержать участок в чистоте.
Сюжетно-ролевая игра: «Семья»
. Совершенствовать коммуникативные навыки. Играть дружно, договариваться о разделении ролей.
Подвижные игры: «Два мороза»
,
«Волк во рву»
. Активизировать двигательную активность детей. Развивать слуховое восприятие, учить действовать по сигналу.
ВЕЧЕР:
Восприятие художественной литературы: чтение энциклопедии «Прошлый мир посуды»
. Развивать любознательность. Пополнять словарный запас детей устаревшими словами
(Кувшин, крынка, кумган)
.Итоговое мероприятие:
«Декоративное украшение кружки»
. Совершенствовать творческие способности,
Упражнять в изображении растительного узора на плоскости.
ПРОГУЛКА 2:
Наблюдение за трудом дворника. Воспитывать уважительное отношение к труду других людей.Индивидуальная работа по развитию равновесия и пространственной ориентировки: «измерение расстояния шагами»
. С Сашей К., Настей Г.
Труд: очистить бортики песочницы от песка. Активизировать детей к выполнению трудовых поручений.
Игры с выносным материалом по желанию детей.Подвижные игры: «Хитрая лиса»
,
«Изобрази фигуру»
. Повысить двигательную активность, развивать выдержку.
Иллюстрации с изображением посуды, лейки с водой, картонные гемм. Фигуры, контурное изображение посуды, цв. карандаши.
Куклы, рули, ведерки, ленты красная и синяя, кегли, обруч, сумочки, маска волка.
Энциклопедия «Прошлый мир посуды»
, шаблоны кружек, цв. карандаши.
Совки, куклы, рули, кегли, маска лисы.
Рассмотреть дома специализированную посуду и выяснить для чего она предназначена. (пароварка, скороварка, жаровня и др.)
Переход к еженедельному планированию
После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.
Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке
Перейти к оглавлению
Где правильно составлять план на день?
Вы можете вести планирование дня в любом месте, где вам удобно. Но если вы хотите, чтобы оно было действительно детальным и работающим, то лучше остановить свой выбор на ежедневнике.
Ежедневник тетрадь
Переплет:
склейка
Рассчитан на:
3 месяца
Цена:
590₽ Посмотреть
Ежедневник на пружине
Переплет:
пружина
Рассчитан на:
4 месяца
Цена:
990₽ Посмотреть
Основные преимущества еженедельного планирования:
- больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
- экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя
Перейти к оглавлению
Еженедельный план работ
- Как составлять план?
- Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
- Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
- Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
- Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
- ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
- если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.
Перейти к оглавлению
Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?”
В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Перейти к оглавлению
Распечатать шаблон планера на неделю
Ну что, мы научились азам планирования, время расширять свои возможности. На сей раз мы попробуем спланировать всю предстоящую неделю разом. Да, это трудно, не спорим, однако навык весьма полезный и нужный.
Вообще мы бы рекомендовали положить рядом с шаблоном планера на неделю кусок бумаги и выписать все основные дела на предстоящие 7 дней. Прямо подряд без их разбивки по дням. Затем определите, какие из этих дел являются срочными и важными и постарайтесь избавиться от них сразу. Они контрпродуктивны, о чем говорят многие эксперты тайм менеджмента уже на протяжении 100 и более лет.
Кстати, распределение ваших задач по таким параметрам очень грамотно реализовано в инструменте тайм менеджмента “Матрица Эйзенхауэра”. Не буду сильно распинаться об этой методике — лучше почитайте о ней отдельно по этой ссылке.
Вот так выглядит шаблон для печати планера на неделю:
Скачайте его в формате Microsoft Word или PDF. Если вам необходимо поместить планер на бумагу размером A5, то выберите соответствующий параметр при настройке печати.
Хотите этот печатный шаблон? Жмите на кнопку «Скачать шаблон»:
Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
Перейти к оглавлению
Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.
Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.
Перейти к оглавлению
Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.
Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Перейти к оглавлению
Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание
Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).
Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.
Перейти к оглавлению
Научиться планировать никогда не поздно.
Никогда не умела планировать – ни в школе, ни в университете, ни в то в ремя, когда работала в офисе. Дело это казалось скучным и лишним, ведь и так все прекрасно запоминается. Сейчас у меня двое детей, работа из дома, хозяйство, хобби. И ЕЖЕДНЕВНИК, потому что стало невозможно держать все дела в голове. У старшей кружкИ в разное время и в разных местах – отвожу и забираю. Работа – уже год осваиваю самостоятельно новую профессию, чтобы помогать мужу с бизнесом. Времени на это уходит много, душевных сил еще больше. Хозяйство – последние пол-года прошли под знаменами Мари Кондо и Флай Леди, потому что не могла больше терпеть хлам и грязь. Я записалась на курсы Флай Леди, где научилась планировать на бумаге дела – у «флаюшек» их много.
И тут случилось чудо: я стала успевать. Не все, но многое. В доме стало чисто, и есть понимание, что должна делать каждый день, чтобы он не превратился в хлев. Дети и работа – планирую дела так, чтобы успеть поработать, пока дети несколько часов в саду. Потом – их законное время: мы гуляем, посещаем кружки и ходим в гости.
Благодаря планированию я обрела уверенность в себе. Результат – вы читаете эту статью. В конце прошлого года увидела в инстаграм «Всё на местах» объявление о том, что они ищут авторов для блога. Тема – организация порядка, а это как раз то, в чем я варилась в течение прошедших нескольких месяцев. Всегда любила писать, но если бы не четкое понимание, сколько времени ежедневно у меня есть на те или иные дела, ни за что не откликнулась бы на это объявление.
Простой и удобный метод планирования дня – по блокам.
На курсах Флай Леди кроме обучению ежедневной уборки «по чуть-чуть» я прошла настоящую школу планирования. Но не буду утверждать, что я стала профессионалом планирования и знаю множество техник. Нас научили разделять день на блоки и применять контекстное планирование (для предстоящих дел нужно продумывать несколько вариантов событий в зависимости от внешних обстоятельств). Контекстное планирование у меня так и не прижилось, но вот делить день на блоки и распределять по ним дела, не привязывая к определенному времени, оказалось очень удобным.
Я проанализировала свой день и выделила блоки, распределила между ними дела по работе и по хозяйству в зависимости от загруженности. Фишка в том, что определенное дело не привязывается к конкретному времени, а только к промежутку времени – блоку. Вы выбираете время, удобное для выполнения задания, сами, стараясь ориентироваться на временные границы блока. Я выделила столбец на планирование работы, хозяйственных дел и дел «ко времени»: когда отвезти и забрать детей, время кружков у старшей дочери, записи к врачам, в другие учреждения и т.п.
Соответственно записи в ежедневнике выглядят примерно так:
Также ввела в привычку перспективное планирование: делаю записи дел на весь год, если они становятся заранее известны. Для каждого месяца есть такие таблицы, которые постоянно пополняются:
Это, например, дни рождения, даты обязательных платежей, напоминания о том, что нужно записаться к стоматологу и сделать большие ежегодные дела по хозяйству (помыть окна, люстру в гостиной) и т.п.
Но. Все записи, которые я веду – они мои. Ежедневник – мой. И я не в восторге, когда кто-то за него хватается. При этом оценила ежедневное планирование и понимаю, что дочери когда-нибудь будут благодарны, если смогу привить им этот навык. Поэтому когда «Всё на местах» предложили мне протестировать их магнитный планировщик, поняла – это шанс привлечь к планированию всю семью!
Что такое магнитный планировщик?
Магнитный планировщик представляет собой глянцевый лист с напечатанным планнером, с другой стороны у него магнитный слой. Он может сам крепиться к металлическим поверхностям (например, холодильнику) или с помощью двустороннего скотча – к любой другой поверхности. Это готовая система планирования, которая подойдет практически каждому, кто хочет все успевать, ставить цели и достигать их. Размеры и назначение у планировщиков разное. Есть универсальные планеры для всей семьи, для расписания приема лекарств, для отметок по уборке в доме, для планирования меню, покупок и еще
много-много других.
Писать на планировщиках нужно специальными маркерами, которые можно стереть после того, как записи стали неактуальными. Сразу расскажу о своем опыте, чтобы у вас сложилась верная картина. До того, как в доме появились магнитные планировщики, у меня уже был набор маркеров для флип-чартов. Но я понимала, что с тем количеством дел, что мне нужно будет перенести на планировщик, толщина этих маркеров не позволит это реализовать. Поэтому я сразу попросила приложить к планировщику маркер для магнитных досок с тонким стержнем. И не ошиблась.
Особенность этого маркера – записи довольно «крепко» держатся на поверхности. Сухая тряпочка его не возьмет. Сначала записала это в «минусы» (представлялось, что записи должно быть легко корректировать). Но потом, по мере того как пришлось добавлять на планировщик дела, кардинально поменяла свое отношение.
Представьте, что вы должны вписать дело в ячейку, вокруг которой уже есть записи. Что будет с ними, если вы начнете во время письма возить рукой по поверхности? Если бы маркер стирался одним движение руки – вот это была бы проблема. Именно так происходит с обычными толстыми маркерами – они легко стираются. А если это происходит случайно (рукой задели), то в конечном итоге начинает подбешивать.
Со временем, конечно, и толстые маркеры «присыхают» к поверхности и просто так их не сотрешь. Общая рекомендация для всех маркеров – записи, сделанные ими, стираются влажной салфеточкой. Не нужны специальные средства или какие-то агрессивные жидкости. Намочите тряпочку, возьмите влажную салфетку или капните водой на бумажную, и вы легко сотрете или подкорректируете свои записи.
Мои планировщики
Для своих нужд выбрала три планировщика:
- Планировщик на неделю для всей семьи «Флора» размера А3
- Чек-лист «Порядок в доме» размера А4
- Планировщик на месяц «Склон» размера А3
В магазине еще много других симпатичных дизайнов, но именно эти пришлись по душе: «Флора» – спокойный и выдержанный, а «Склон» – дань увлечению сноубордом в нашей семье.
При выборе «Флоры» и «Порядок в доме» также руководствовалась тем, как привыкла планировать в ежедневнике. А вот линейный планировщик «Склон» — новинка в магазине «Всё на местах» — заинтересовал меня по другому поводу. Расскажу подробнее о каждом.
Планер на неделю для всей семьи «Флора»
Едва увидела этот планировщик на сайте, поняла – это ОН:) В голове пронеслись картинки с вариантами использования. Планер представляет собой таблицу 8*6 ячеек с прописанными днями недели, полем для заметок и местом для списка покупок.
Место, которое я выбрала для него – холодильник на кухне. Кухня – самое посещаемое место в доме, а холодильник и вовсе собирает за день сотни просмотров:)
Первое назначение – расписание для всей семьи на неделю.
Когда команда «Всё на местах» создавала этот планировщик, то именно такой метод планирования предполагала, я думаю. Левый столбец подходит для того, чтобы вписать имена членов семьи. Остальные столбцы по дням недели примут в свои ячейки расписание всех ваших домочадцев. Я захватила две строчки, чтобы кроме основных дел, связанных с детьми, работой и другими обязанностями, планировать дела по поддержанию дома в порядке (в крайней левой ячейке в этой строке – зона на текущую неделю).
Второе назначение – календарь дел на месяц.
Уже говорила о том, что веду записи дел на будущие месяцы: дни рождения, концерты, посещение врачей, обязательные платежи т.п. Почему бы и семье не быть в курсе всех дел на ближайшие 30 дней? Этот планировщик идеально подходит для такого рода записей.
Кстати справа удобно вести список продуктов, которые нужно купить. Сфотографируйте и отправьте его супругу, который любит забывать дома или терять бумажные списки.
Третье назначение – планировщик дел по дому.
После обучения системе Флай Леди в привычку вошло планирование домашней работы. Да, бывают люди, которые убирают в доме легко и ненапряжно, по ходу дела. Но это – не про меня. Любое движение в сторону чистоты – это преодоление себя и своей лени. Поэтому приходится планировать и записывать.
Можно распланировать сразу весь месяц или заполнять каждую неделю. В крайней левой колонке прописываю зоны работы. Ячейки-дни помещают в себя дела (помимо ежедневных рутин, которые уже вошли в привычку и не нуждаются в контроле): работа в зоне, недельный план (НП), рутину «Полы и пыль» (ПиП; каждый день – новые помещения). Спустя время после того, как было сделано фото, я добавила в планер дела по круговороту белья.
Вы можете вносить туда свои дела, и не обязательно использовать систему Флай Леди. Просто вписывайте то, что по вашему мнению будет поддерживать ваш дом в порядке.
Чтобы до конца закрыть тему планирования дел по Флай, скажу, что мне бы очень пригодился такой планировщик во время обучения. В те дни я ежедневно расписывала дела по блокам, планируя практически каждый шаг по уборке.
Теперь такое подробное планирование не нужно, поскольку многие дела перешли в привычки. Но если бы на тот момент у меня был этот планер, исписывала бы его «и в хвост и в гриву».
Четвертое назначение – планировщик для детей.
Предложила старшей дочери сделать расписание на неделю. Ей 6 лет, она ходит в детский сад и посещает несколько кружков и спортивных занятий. Мы обсудили обычный будний день и выделили несколько блоков (крайний левый столбец).
Далее сразу заполнили первые две строки с понедельника по пятницу: время, когда она должна быть в детском саду. А дальше начали вписывать ее занятия по блокам. Везде, где необходимо было зафиксировать время начала занятия, мы нарисовали часы – она как раз учится понимать время по часам.
Еще один вариант использования мне подсказала коллега, которая в шутку прислала фото своего магнитного планировщика:
Тут однозначно постарался юный исследователь космоса:) Но у меня возникла идея, которую с удовольствием подхватили дети: занятие по графомоторике. Я заполнила первый столбик, а они дорисовывали. Но, полагаю, в дальнейшем планер будет использоваться только по назначению.
Чек-лист «Порядок в доме»
Планировщик «Порядок в доме» я заказала, чтобы перенести подобный чек-лист с бумаги на магнитный планер. Веду его, чтобы проследить частоту, с которой необходимо убираться в том или ином месте дома. Раньше каждый месяц распечатывала новый. А планнер – практически вечный, тем более у меня есть куда прикрепить его рядом с рабочим местом. Это прекрасное напоминание о том, что еще не сделано. А если не сделано – значит дом уже на пол-пути к Апокалипсису (а дети и кошка – его всадники:).
Перенесла в него свои обычные дела. Не стала расписывать те, которые делаются в зоне, чтобы не загромождать.
Вот например, на этой неделе меня свалила ангина и первые три дня я была не в состоянии что-то делать, только минимальные рутины – чистая раковина и полы в прихожей и кухне. Результат – к четвергу в доме была грязища! Немного отойдя от болезни, я наверстала рутины, связанные с полами и частично работу в зоне «Спальня».
Этот планировщик – очень «гибкий» в смысле планирования дел. Не обязательно убираться по какой-то системе. Проанализируйте то, что вы обычно делаете, запишите, а потом запланируйте чуточку больше. Тогда от поддержания чистоты вы перейдете к ее наведению там, куда руки раньше не доходили. А планнер будет напоминать и стимулировать своими незаполненными кружочками.
Планировщик на месяц «Склон»
Планировщик «Склон» — новинка в магазине «Всё на местах». Раньше были только табличные планировщики, а этот – линейный. Мне удобнее планировать в табличном, но я решила поработать и с таким.
Линейные списки дел
Вспомнила, во-первых про статью, которая выходила в нашем блоге в декабре прошлого года – «Системы организации порядка».
Там упоминалась система «Автофокус», когда дела записываются в большой список подряд, без разделения на виды. И выполняются в произвольном порядке, в зависимости от того, каким временем или ресурсами вы сейчас располагаете. Если вы привыкли планировать свои дела подобным образом – этот планировщик идеально вам подходит. Записывайте и вычеркивайте дела, а когда строчки закончатся – сотрите зачеркнутые записи и сгруппируйте незавершенные дела в верхних строчках. И продолжайте:)
Планировщик на месяц
Но первоначальное предназначение планировщика «Склон» — это все же планирование дел на месяц. Записывайте любые свои дела, можно разделить их по удобным вам критериям на два столбика. У меня это, например, дела «ко времени» и не привязанные к определенному времени.
Челлендж-календарь.
Модное название, за которым скрывается список дел по подготовке к какому-либо событию. Этот планировщик отлично подходит для таких нужд.
Заполнила его для примера своими делами в декабре. За месяц до Нового года поставила себе цель встретить праздник в чистом доме без изнурительной генеральной уборки за несколько дней до 31 декабря. Вторая цель – чтобы были куплены и упакованы подарки всем членам нашей большой семьи и друзьям. И не в последние дни месяца, когда на улицах и в магазинах 10-бальные пробки, а заранее.
Благодаря планированию у меня все получилось: 31 декабря не чувствовала себя загнанной лошадью, настроение было на все 100%! Тогда у меня не было такого планировщика и все записи велись на листах, но в этом году знаю, как буду планировать подготовку к празднику.
А кроме Нового года миллион других событий, к которым мы начинаем готовиться заранее – дни рождения, Пасха, 1 сентября… Возьмите этот планер в помощники и вы легко и поэтапно решите все вопросы.
Что еще? Я подумала, что этот планер подойдет для многих других задач:
Календарь занятий с детьми на месяц.
Сейчас в интернете можно найти множество методик развития детей раннего возраста. Подберите занятия, которые вас интересуют, распланируйте их на каждый день месяца, отдельно подготовьте и подпишите развивающие материалы. И тогда вы не будете «тормозить», когда решите позаниматься с малышом. Ведь именно это обычно останавливает: мы понимаем, что внимания ребенка хватит на 15-20 минут, и поэтому лень каждый день специально готовиться. Попробуйте! Кроме пользы ребенку (общение с мамой и развитие), это поднимает материнскую самооценку на несколько пунктов:)
Календарь внедрения привычки.
Всем уже набил оскомину совет о том, что любое действие входит в привычку через 21 день. Хотите верьте – хотите нет, но я проверила это утверждение на себе и могу с уверенностью сказать, что оно работает. Но только когда действительно хочешь, чтобы какое-либо действие стало привычкой. Привычка, которую мне удалось внедрить космическими усилиями – это чистая раковина перед сном. Месяц ушел на преодоление вечерний усталости и лени, чтобы теперь руки сами тянулись к раковине вечером и приводили в порядок кухню.
Вы давно хотите внедрить полезную привычку, но не хватает мотивации? Планировщик, прикрепленный на видном месте, будет напоминать о том, что нужно повторить определенное действие. Ставьте себе плюсики по итогам дня, пишите комментарии – как вы ощущаете себя. Пропустили день? Стирайте наработанное и начинайте заново.
Календарь пищевых привычек.
Если вы планируете диету, детокс, «сушку» – вам необходим союзник. Планировщик может стать им! Записывайте меню, подсчитывайте калории. Я не специалист в этом, но анализируя опыт подруг, вижу, что у планера есть все инструменты для помощи вам.
А вы планируете свои дела? Какие методы применяете и какие инструменты используете? Поделитесь своим опытом в обсуждениях в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!
